Comment gérer sa comptabilité TVA ?

Par Acerta
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L’administration n’est pas votre point fort mais vous êtes assujetti à la TVA ? Ne vous inquiétez pas, grâce à nos conseils vous deviendrez un expert dans un clin d’oeil ! Car une comptabilité TVA correcte est indispensable afin de pouvoir récupérer votre TVA.

 

1. Qu’est que la TVA ? 

TVA est l’abréviation pour la Taxe sur la Valeur Ajoutée. En tant qu’assujetti à la TVA, vous êtes un maillon dans la collecte de cette taxe sur la valeur ajoutée. En tant qu’indépendant, vous êtes confronté à la TVA de deux façons :

  • D’une part, vous répercutez la TVA sur vos clients par le biais de factures
  • D’autre part, vous payez la TVA sur les biens ou services que vous achetez pour votre entreprise.

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous avez le droit à déduction : vous pouvez déduire la TVA, payée sur vos achats et investissements, de celle que vous avez perçue sur vos ventes. Vous payez (ou recevez) la différence entre les deux à l’état. Passons en revue les 3 étapes administratives que vous devez suivre.

2. Activation de votre numéro de TVA

La première étape administrative pour une bonne gestion de votre comptabilité TVA est l’activation de votre numéro de TVA. Ce numéro d’identification est le même que votre numéro d’entreprise, complété des lettres BE. Vous ne possédez pas encore d’un numéro de TVA ? Acerta s’en occupe pour vous. 

Renseignez-vous sur le taux de TVA auquel vous êtes assujetti auprès du guichet d’entreprise Acerta ou auprès de votre compatble. Ensuite, voyez si vous pouvez et voulez demander une exonération. Ceci est très important pour assurer un bon suivi de votre administration de la TVA.

3. Assurez-vous que vos offres et vos factures sont correctes

Si quelqu’un fait appel à vos services, vous pouvez rédiger une offre pour ce (nouveau) client. Une fois que l’offre est validée, vous y mettez. Lors que le travail est terminé ou le produit livré, vous envoyez la facture au client. Il est essentiel non seulement de rédiger vos offres et vos factures correctement, mais aussi de vérifier les offres et les factures reçues, en demandant des adaptations à votre fournisseur, si besoin. 

Exemple : Pour la rénovation d’une vieille maison, un entrepreneur applique la TVA de 21 %, alors qu’elle est normalement fixée à 6 %. Cela vous a échappé. Vous avez donc payé 21% de TVA. Mais lors de la déclaration TVA, seuls 6 % seront remboursés : « La TVA facturée de manière incorrecte ne sera pas déductible ». Peu importe que vous ayez payé 21 %.

Toutes vos factures doivent reprendre les détails TVA suivants :

  • Votre numéro de TVA ;
  • La base d’imposition : le montant total hors TVA ;
  • Le taux de TVA : 6%, 12% ou 21%, selon votre activité ;
  • Le montant total de la TVA ;
  • Le prix total : TVA comprise.

Quid des exonérations de TVA ? Que faire si vous êtes soumis à deux taux de TVA différents ?

  • Laure est vétérinaire et vend également de la nourriture pour animaux de compagnie. Il doit établir une facture pour les soins prodigués à des animaux. Taux TVA : (21 %). Mais également pour la vente d’aliments adaptés. Taux TVA : 6 %. Il a 2 options : soit il distingue chaque facture et applique des taux de TVA différents, soit il ne fait pas de fractionnement mais applique le taux de TVA le plus élevé (21%) au prix total.
  • Victor est kinésithérapeute mais a demandé une exonération spéciale pour les petites entreprises, ce qui signifie qu’il ne facture pas la TVA. La société est tenue d’inclure dans sa facture la phrase suivante : « Régime spécial de franchise pour les petites entreprises ».

4. Gérer sa comtabilité comme Marie Kondo

Afin de garder une vue d’ensemble de votre comptabilité, vaut mieux repartir votre comptabilité TVA dans différents dossiers, par exemple : 

  • Un livre d’achat : dans cette farde, vous conservez toutes vos factures d’achat ;
  • Un livre de vente : dans cette farde, vous conservez toutes vos factures de vente ;
  • Un Journal des recettes : dans cette farde; vous gardez la trace des ventes sans facture ;
  • Les actifs de l’entreprise

De cette façon, vous vous assurez également que les autorités fiscales ne remettront pas votre comptabilité en doute. De plus, cette préparation aidera votre comptable dans la gestion administrative de votre déclaration de TVA et de votre listing TVA. 

  • Vous pouvez faire votre déclaration de TVA chaque mois si vous le souhaitez, mais la plupart des starters préfèrent un système de déclarations trimestrielles. Cela est possible si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 2,5 millions d’euros. Vous introduisez votre déclaration au plus tard pour le 20 du mois qui suit le trimestre terminé. Vous êtes en retard ou votre déclaration contient des erreurs ? Alors vous risquez des amendes. 
    • L’acompte TVA de décembre est une avance sur la TVA que vous payez au quatrième trimestre. Vous avez un avoir de TVA pour le troisième trimestre ? Dans ce cas, vous ne devez pas payer d’acompte. Si non, vous devez payer l’acompte pour le 24 décembre. 
  • Le listing TVA ou la liste annuelle des clients assujettis reprend tous vos clients assujettis à la TVA auxquels vous avez fourni des services ou livré des biens au cours de l’année pour un montant plus élevé que 250 euros. Vous déposez votre listing TVA chaque année avant le 31 mars. 

5. Récupérer la TVA

Si vous voulez récupérer la TVA, il y a 2 règles importantes à respecter :

  1. Vous ne pouvez déduire la TVA que lorsqu’il s’agit d’achats professionnels. Mais la frontière n’est pas toujours nette… Par exemple, vous utilisez votre ordinateur portable ou votre smartphone également en privé. Vous êtes libre de choisir le pourcentage que vous souhaitez affecter à l’usage professionnel. Attention : soyez réaliste car les autorités fiscales exercent un contrôle strict.
  2. Il existe des dépenses rejetées. Cela signifie que vous ne pouvez déduire la TVA qu’en partie ou pas du tout. Analysez cela soigneusement avec votre comptable.

Vous changez d’activités ou vous les arrêtez ? Dans ce cas, vous devez le signaler à votre guichet d’entreprise Acerta ou au bureau de la TVA.

Ces règles constituent la base pour une bonne comptabilité TVA, mais un bon conseil : faites-vous assister par un (expert-)comptable. Bonne chance ! 

Cette année, plus de 900 étudiants se sont déjà inscrits sans engagement.